オフィスレイアウトの変更手順と知っておきたいポイント！
オフィスのレイアウトは基本的にしばらくの間は最初のレイアウトのままですよね。
しかし、新年度になれば新入社員の入社や人事異動が行われるほか、新しい部署を立ち上げるなど、オフィスのレイアウトを変更しなければならないケースは多いものです。
その際、ただ机とイスを追加する会社は多いですが、オフィスのレイアウト変更の手順に沿って行うことで作業効率があがるようなオフィスレイアウトにできるのです。
ということで今回は基本的なオフィスレイアウトの変更手順とちょっとしたポイントをご紹介していきます。
１.まずは現在のレイアウトの問題点を洗い出して目的を決める
オフィスのレイアウト変更する際は、まず現状のレイアウトの問題点を洗い出すことから始めましょう。
冒頭でも少しお話しましたが、新入社員の入社や人事異動など、オフィスは定期的に人が増えたり移動したりしますよね。このような人員の増員に伴ってオフィスが手狭になってきたというときは、どのスペースが無駄になっているかを考えます。
また、日常オフィス内で仕事をしているとき、
など、現状のレイアウトで生じている問題点を洗い出していきます。
そして、現状のレイアウトで生じる問題点をどう解決していくのか、レイアウトを変更する目的を明確にすることが重要になります。ただ漠然とレイアウトを変更しても現状のレイアウトと変わらない可能性があります。
つまり、オフィスのレイアウトを変更する一番の目的は、今よりも働きやすい環境にするために行われるということです。
２.オフィスレイアウトを変更する手順とちょっとしたポイント
レイアウトを変更する目的に明確になったら、実際に変更するレイアウトを考えていきます。
その手順をこれからご紹介していきます。
➀レイアウトを変更する目的に沿った「ゾーニング計画」
ゾーニングは空間をテーマや用途に分けることを指し、オフィスレイアウトでは執務スペースや会議室、打合せスペースなどの配置を計画することを意味しています。そこで、変更する目的に合わせてデスクレイアウトを決めて、社員が移動する動線を確保しなければなりません。
デスクレイアウトはそのままデスクの並べ方を指し、大きく以下の5種類のタイプがあります。
- 対向式（島型）レイアウト
- 同向型（並列式）レイアウト
- 背面式レイアウト
- クラスター型レイアウト
- フリーアドレス式レイアウト
また、デスクレイアウトを配置するときや動線を確保するときは「基準寸法」に沿ってゾーニングすることが重要になります。基準寸法よりも狭くなってしまうと作業効率が悪くなる可能性があるので注意しておきましょう。
一般的な人の肩幅の寸法約45cmを基準にしています。
【標準／メイン動線】
標準動線：1.2m
メイン動線：1.6m
【着席時の奥行・デスクと壁の間】
着席時の奥行：45cm
デスクと壁の間：1.5m
【デスクとデスクの間・デスクサイドとデスクサイドの間】
デスクとデスクの間：1.8m
デスクサイドとデスクサイドの間：90cm
【一人あたりの作業スペース】
最低2坪（約6.6m2）～最大3坪（約10m2）
以上の基本となるデスクレイアウトと基準寸法をしっかり把握したうえで、問題点が解決できるようなゾーニング計画が重要になります。ゾーニング計画によってレイアウト変更が左右されるといっても過言ではないのでしっかり行いましょう。
デスクレイアウトに関しては『オフィスレイアウトのコツ！基本を押さえて業務効率を考える！』の中で詳しく説明しているので是非ご覧ください。
➁オフィス用品の用意および廃棄（リサイクル）
デスクレイアウトだけでなく、キャビネットや書類棚などのオフィス用品の配置もゾーニングで計画していきます。
そこで、デスクや椅子を増やしたり打合せスペースを増やしたりなど、足りないオフィス用品は当然手配しなければなりません。それとは逆に、まったく利用していないようなオフィス用品は使えないものは廃棄、再利用できそうなものはリサイクルに出しましょう。
オフィス用品を増やせばその分オフィス内は狭くなっていくので、2つを1つにするなどの工夫は必要になります。
➂電話線やLANケーブルの配線を専門業者に依頼
レイアウト変更に伴ってデスクレイアウトの変更や配置が変われば電話線やLANケーブルの配線も変えなければならなくなります。
特に電話線に関しては素人では配線工事ができないので、導入当社の業者にレイアウト変更を予定している日に作業員の派遣を依頼しておく必要があります。その際、LANケーブルの配線も依頼できるなら合わせて依頼しましょう。
もちろん作業員の派遣費は必要になりますが、20,000円／人が目安になります
➃ゾーニング計画に沿ってレイアウトを変更する
ゾーニング計画と必要なオフィス用品が揃ったら、実際にレイアウト変更作業にとりかかります。
その際、社員だけでできないようなら外部の専門業者に依頼して手伝ってもらいましょう。
手順は以下の通りです。
- オフィス用品・事務機器の運び出し
- 電話線およびLANケーブルの配線
- ゾーニング計画に沿ってオフィス用品を搬入
最後のオフィス用品を搬入する際のちょっとしたポイントとして、当たり前のことですが、まずはキャビネットなどの大きなオフィス用品から搬入して所定の位置に配置していきます。全て搬入したあとで大きなオフィス用品を移動するのは困難なので基本は大～小です。
以上でオフィスのレイアウト変更は完了です。
３.まとめ
オフィスのレイアウトもずっとそのままという訳ではなく、問題点が生じてきたタイミングでレイアウト変更が必要になってきます。その際、問題点をどう解決するのかレイアウトを変更する目的を明確にすることが重要です。
そして、目的に沿ってご紹介した手順でレイアウト変更を進めていきます。
その手順の中でも、とにかくオフィスレイアウトではゾーニング計画が重要なので、レイアウトを変更する目的に沿ってしっかり計画しましょう。
